Dans l’objectif de limiter au maximum la propagation du Coronavirus, Habitat 44 a mis en place un plan d’actions spécifique afin d’assurer a minima un service à ses locataires.
A mesure de l’évolution de l’épidémie de COVID 19, l’office actualise au quotidien son plan de continuité d’activité, mis en place dès le 16 mars au soir.
Après une première phase très concentrée sur la gestion de l’urgence de la situation, les personnels de l’Office remettent en route les différentes tâches qui font son quotidien.
4 principes ont été retenus:
- Garantir la sécurité sanitaire des salariés de l’Office.
- FERMETURE AU PUBLIC DES AGENCES ET DU SIEGE ET MISE EN PLACE DU TRAVAIL A DISTANCE
Dès le 17 mars, l’ensemble des personnels de l’Office a été invité à rester à domicile. Les jours qui ont suivi ont été consacrés à l’organisation humaine et technique d’Habitat 44 afin de garantir la sécurité des salariés, la pérennité du fonctionnement de l’office et le maintien d’un service aux locataires. A ce jour, la quasi-totalité des salariés est en situation de travail distant.
- ASSURER UNE VEILLE TECHNIQUE SECURISEE
Les collaborateurs amenés à assurer une veille technique des bâtiments d’habitation, de type astreinte d’urgence technique et sécurité, sont équipés des matériels (gels et lingettes désinfectantes, masques et gants) leur permettant d’assurer leur sécurité et celle des habitants. Les recommandations sur les gestes barrières sont réitérées régulièrement.
- Assurer une continuité de service aux locataires
Le maintien du service, dans des conditions dégradées, a été notre priorité.
- REPONDRE AUX LOCATAIRES ET LES INFORMER REGULIÈREMENT
- Malgré la fermeture des agences et du siège, les appels continuent à être pris en charge par les agences.
- Pour cibler un maximum de locataires dans nos communications, plusieurs supports ont été utilisés : message téléphonique d’accueil, affiches dans les halls des immeubles, site internet, espace locataire du site internet, mails pour ceux dont nous disposons l’adresse, message sur avis d’échéance, courrier…
Ces différentes communications ont permis de rappeler aux locataires les consignes sanitaires et d’hygiène et de leur communiquer au fur et à mesure la disponibilité d’Habitat 44 pour répondre aux situations d’urgence.
- VEILLER A L’ENTRETIEN DU PARC
- Un contact permanent avec les entreprises prestataires de maintenance permet de nous assurer que les interventions d’urgence sont bien effectuées.
- L’entretien ménager des groupes collectifs a été adapté à la situation : la fréquence des interventions a été réduite ; celles-ci sont limitées aux halls et aux escaliers, avec une attention aux points de contact (désinfection des poignées, rambarde, boutons…). Ce sont les entreprises prestataires d’Habitat 44 qui réalisent ces missions.
Les bacs à poubelles ont été sortis sur la voie publique et les locataires sont invités à y déposer uniquement leurs poubelles de déchets non recyclables.
- GERER LES ENTREES ET SORTIES DU PARC HLM
- Nos commissions d’attributions de logements (CAL) ont été suspendues pendant les premières semaines, mais Habitat 44 est resté au service des collectivités pour prendre en charge des saisines pour situations d’urgence.
- Les CAL ont pu redémarrer mi-avril sous forme virtuelle.
- Les remises de clés ont été limitées à celles qui ne pouvaient être reportées :
- Pour les entrants, les états des lieux sont remis aux locataires en même temps que les clés, avec faculté pour les locataires d’apporter des modifications au document sous 20 jours.
- Les sortants peuvent remettre leurs clés, l’état des lieux de sortie étant réalisé ultérieurement.
- AMENAGER LE RECOUVREMENT DES LOYERS
Le quittancement du mois de mars a été effectué.
Les contacts téléphoniques, afin de prodiguer les conseils adaptés à la situation ont été favorisés.
- ASSURER UNE VEILLE SOCIALE AUPRES DE L’ENSEMBLE DES HABITANTS
- Grâce à la mobilisation de nombreux personnels d’Habitat 44, Habitat 44 a entrepris depuis le 25 mars de contacter l’ensemble des locataires par téléphone, en priorisant les personnes en fragilité potentielle (personnes de plus de 70 ans ou isolées, en fragilité économique ancienne ou provoquée par la situation actuelle…).
Objectif : maintenir un lien social, réitérer les recommandations autour des gestes barrières, conseiller les personnes rencontrant des difficultés, et s’assurer de la vie collective des immeubles.
- Examiner la situation des chantiers de construction ou de réhabilitation
- Dès le 17 mars, prenant acte des déclarations gouvernementales et des mesures annoncées pour contenir l’épidémie de Covid 19, Habitat 44 a pris la décision de prononcer un arrêt des chantiers dont il assure la maîtrise d’ouvrage. 14 chantiers (7 en neuf et 7 en réhabilitation) sont ainsi concernés. Depuis, un document établissant des préconisations sanitaires, réalisé sous l’égide de l’Organisme professionnel de prévention du BTP (OPPBTP), a été diffusé. Il constitue un préalable à toute reprise de chantier.
- Habitat 44 a donc demandé à ses maîtres d’œuvre et coordonnateurs SPS, dès la parution de ce guide, de définir, pour chaque chantier, le cadre sanitaire de cette nouvelle organisation temporaire, s’agissant notamment d’assurer la sécurité de tous les salariés et intervenants sur ces chantiers. Nous nous assurerons de manière très stricte que la santé et la sécurité des salariés de nos prestataires seront garanties ; ainsi que celle des habitants lorsqu’il s’agit de travaux de réhabilitation en sites occupés.
- 4ème principe : Assurer les activités supports
- Les équipes du service informatique continuent d’assurer la sécurité informatique et la continuité d’activité. Pour l’essentiel les collaborateurs interviennent en télétravail pour déployer les outils pour l’ensemble des collaborateurs.
- L’activité de gestion de la trésorerie est organisée en télétravail, de même que l’ensemble des opérations relatives à la finance.
- Le règlement des fournisseurs s’est poursuivi afin d’optimiser les règlements ou virements en respectant le délai des 30 jours.
- Les fonctions RH sont également assurées en télétravail. Un dispositif de soutien psychologique a été activé pour les collaborateurs pouvant se trouver en difficulté du fait de la situation de confinement.